Retours aux fournisseurs sous la garantie

Retours aux fournisseurs sous la garantie


Retours aux fournisseurs sous la garantie
 
Voici comment suivre le processus de rendre des pièces défectueuses à un fournisseur pour un crédit ou un remboursement :
 
Quand un client vient au concessionnaire cherchant la garantie sur une pièce ou un accessoire qu’il a acheté, vous devez chercher l'approbation du fournisseur pour son retour. Chaque fournisseur a d'habitude leur propre formulaire que vous devez remplir et soumettre, avec un code pour la raison du retour. Parfois vous pouvez simplement téléphoner le fournisseur pour l'approbation, mais vous devez toujours avoir un numéro de retour. Si l'approbation est reçue par téléphone, demandez-leur de vous envoyer une confirmation par fax.
 
1. Dès que vous avez l'approbation, créez une facture au fournisseur pour la pièce ou les pièces. Cette facture prendra la pièce de l'inventaire que vous remplacez au client et créera un compte de débiteur au fournisseur. C'est une bonne idée de noter sur la facture au fournisseur le nom du client et le numéro de confirmation de retour.
2. Vous pouvez maintenant remplacer l'article au client de votre inventaire si vous l'avez en stock ou attendre jusqu'à ce que le remplacement soit reçu du fournisseur. Si le client ne veut pas que l'article soit remplacé ou s'il ne peut plus être acheté, vous devrez donner un remboursement au client. Vous pouvez poster l'article comme un retour et faire un crédit au compte du client, ou poster l'article comme un retour et rembourser le client de votre caisse. N'importe lequel de ces trois scénarios représentera que l'article est enlevé de l'inventaire par une facture au fournisseur.
3. Habituellement un fournisseur voudra que la marchandise soit rendue. Donc vous aurez à empaqueter la marchandise et inclurez une copie du formulaire de retour, en vous assurant que le numéro de confirmation de retour est sur le formulaire. Si le paquet est envoyé payer d'avance ou fret payable à l’arriver et le mode de transport dépend de l'accord que vous avez avec le fournisseur.
 
Il y a trois voies possibles que le fournisseur remettra un crédit pour la garantie :

1. La voie la plus commune est pour le fournisseur de remettre un crédit au concessionnaire pour le produit. À ce point le crédit sera traité par l'expédition et la réception et créditera ainsi l'inventaire. Quand la comptabilité reçoit le crédit, la facture recevable au fournisseur sera inversée et l'inventaire sera débité.
2. Le vendeur expédiera le produit de remplacement au concessionnaire. À ce point une de deux choses arrivera. Si vous avez déjà donné un remplacement au client vous remplacerez simplement votre inventaire d'étage, initialez et datez le bordereau de livraison et vous allez le faire suivre à la comptabilité. Vous aurez aussi besoin d'inverser la facture de compte de débiteur fournisseur. 
3. Enfin le fournisseur peut publier un chèque au concessionnaire. Si ceci arrive, le chèque est posté comme un paiement sur le compte pour effacer la facture recevable.
Cela peut avoir l'air comme beaucoup de travail et il se peut que vous vous demandez pourquoi s’embêter je vais le pister manuellement ou dans un livre. Ce n'est pas seulement une voie beaucoup plus efficace dans le fait qu'il laisse une piste de vérification excellente, mais il élimine aussi le facteur d'erreur humaine. De plus, si quelqu'un cesse de travailler ou quitte de manière inattendue, vous avez votre piste de vérification et pouvez pister tout très clairement et rapidement.
 
Ce qui peut aller mal et ce que pouvez-vous faire :
 
Vous avez reçu une confirmation verbale d'un fournisseur par téléphone, n’avez pas reçu une confirmation écrite, avez donné le produit au client et maintenant le fournisseur se rétracte : Essentiellement il n'y a pas beaucoup que vous pouvez faire. Vous pouvez essayer de changer l’avis du fournisseur; pourtant, si le fournisseur ne change pas d'avis, il n'y a pas beaucoup que vous pouvez faire. C'est pourquoi si vous téléphonez, attendez la confirmation écrite (même par fax) avant de prendre plus l'action.
 
Vous avez renvoyé le produit, le fournisseur dit qu'ils ne l’ont pas reçu et qu’ils n'honoreront pas la garantie avant qu'ils le reçoivent : En ce moment, obtenez le bordereau de transport et faites que la compagnie de transport mette une trace sur le paquet. Ils devront trouver un endroit de dépôt et le nom de la personne qui a signé pour le paquet. Si le fournisseur l'a reçu et a signé pour le paquet, c’est votre preuve et ils devraient honorer la réclamation. En ce moment, la responsabilité est sur eux pour trouver le paquet. Pourtant, si le paquet a été livré à une mauvaise adresse, c’est la responsabilité de la compagnie de transport de le trouver.