Paramètres du système du livre journalier et du tiroir-caisse

Paramètres du système du livre journalier et du tiroir-caisse


Paramètres du système du livre journalier et du tiroir-caisse
 
Voici comment apprendre à fermer et équilibrer le livre journalier et déposer les fonds dans la banque :
 
Établissement :
 
Comptes GL - Avant que vous commenciez à établir le livre journalier, il doit avoir un peu de considération de comment l'argent coulera à travers votre système de comptabilité. En suivant l'argent à travers le système, vous avez de l'argent d'une transaction des ventes qui va au compte "Cash on hand" et de ce compte l’argent peut être déplacé directement au compte bancaire.  Si vous ne déposez pas d'argent dans la banque chaque jour, il se peut que vous aurez à le déplacer à un compte "dans le coffre-fort" qui serait un tenu de compte de votre argent comptant et chèques jusqu'à ce que vous puissiez les amener à la banque. Si les cartes de crédit ne postes pas à votre banque le même jour que les transactions, vous aurez à établir un compte provisoire de carte de crédit. Si vous planifiez à établir les tiroirs-caisses au même montant chaque jour, vous aurez aussi besoin d’une "caisse" qui tiendrait la valeur de votre argent comptant de commencement. Tous ces comptes seront de type bancaire qui permettront les dépôts et les retraits tels que requis. Comment ces comptes seront utilisés sera expliqué plus tard.
 
Paramètres du système - Il y a plusieurs paramètres qui ont directement un impact sur le livre journalier. Nous regarderons en premier ceux qui sont dans Paramètres du système – Comptabilité – Paramètres divers sur l'onglet Général.
 


Les quatre paramètres surlignés sont ceux qui ont un impact direct sur le livre journalier :

• Compte GL des déboursés non facturés du livre journalier par défaut - certains y font allusion telle que Versements.
• Compte GL des encaissements non facturés du livre journalier par défaut - ce serait le compte GL que n’importe quel argent comptant non-facturé sera posté. Argent comptant non-facturé est n'importe quel argent qui est ajouté au tiroir-caisse par n'importe quelle méthode autre qu’un processus de vente.
• Compte GL du surplus/déficit du livre journalier par défaut - c'est le compte auquel le manque ou l'excédent dans le livre journalier serait posté.
• Compte GL pour les fonds non déposés par défaut - c'est le compte GL auquel tout l'argent qui fait partie des transactions de ventes est posté.

L'autre paramètre qui doit être discuté est trouvé sous l'onglet Ventes d'unité appelé “Les paiement de ventes d'unité doivent être enregistrés dans un tiroir-caisse” (voir ci-dessous).


 
Ce paramètre permet au commerçant de contrôler si les dépôts et les acomptes faites dans la section Gestion et ventes d'unité de DealerVu devrait être enregistré tels que faisant partie du livre journalier. Si ce paramètre n'est pas coché, n'importe quel paiement fait dans le département Gestion et ventes d'unité tel que faisant partie d'une vente aura besoin d'être posté dans la comptabilité manuellement. Habituellement c'est fait par des encaissements non facturés du livre journalier. Pour déterminer si ceci devrait être coché ou non, vous devez suivre le cash-flow actuellement dans votre département F&I. Si, à la fin de chaque jour, l'argent est rendu afin d’être ajouté à l'argent des pièces et du service à être déposé dans la banque, ce paramètre devrait être coché. Si les fonds reçus dans votre département F&I sont tenus par ce département et rendus seulement à l'achèvement de la vente, il se peut que vous ne vouliez pas cocher cette option. L'autre facteur décisif pour ce paramètre est combien de contrôle est nécessaire sur les fonds venant de F&I. Si vous devez mettre en place des chèques et des balances, ce paramètre devrait être établi!
 
Ensuite, les tiroirs-caisses doivent être établis et ils enregistreront vos transactions. Pour établir les tiroirs-caisses de la fenêtre de départ de DealerVu :
1. Cliquez sur Paramètres du système.
2. Cliquez sur Compagnie sur la fenêtre Paramètres du système.
3. Cliquez sur Magasin, ceci ouvrira la fenêtre Magasins de la compagnie qui liste de tous les magasins qui ont été installés dans DealerVu.
4. Faites le double clic sur le magasin auquel vous ajouterez les tiroirs-caisses. Dès que vous faites le double clic sur le magasin approprié, la fenêtre Magasin de la compagnie ouvrira avec les détails du magasin.
5. Cliquez sur l'onglet Tiroirs-caisses pour voir la liste de tiroirs-caisses existants pour ce magasin.
6. Pour ajouter un tiroir-caisse à la liste, cliquez sur l'icône Ajouter un article. Cela ajoutera une ligne vide au fond de la liste où vous aurez besoin d'ajouter un nom pour ce tiroir-caisse.
 
Il est recommandé que vous nommiez le tiroir-caisse d'une telle façon que vous savez son endroit simplement par son nom (ex. "Comptoir de pièce de devant" au lieu de Pièce #1). Ceci le rendra plus facile quand vous regardez aux rapports et essayez de résoudre des problèmes. Après la colonne de nom, les deux colonnes suivantes sont pour référence seulement et ne l'imprime pas sur les rapports, et ils sont Emplacement et Numéro de série. En plaçant le numéro de série ici, il peut le rendre plus facile dans le futur si vous avez besoin du support matériel du fabricant du tiroir-caisse. La quatrième colonne est Chaîne de contrôle, c'est que le tiroir-caisse a besoin pour le causer à s'ouvrir à la fin d’une transaction. C'est parfois fait allusion telle que "Caractère de cloche". Si vous utilisez un tiroir manuel cette colonne serait vide. La colonne "Activé" contrôle si le tiroir peut être utilisé pour enregistrer des transactions. S'il n'est pas coché, le tiroir ne sera pas disponible pour être choisi de la liste des tiroirs disponibles. La dernière colonne "Modèle" est aussi un champ de référence qui peut être pratique à avoir à la disposition dans un endroit qui est facilement accessible.
 


Après que vous avez créé tous les tiroirs-caisses qui doivent être dans votre système, vous devez choisir un d'entre eux pour être le tiroir-caisse par défaut. Dans DealerVu, vous devez avoir au moins un tiroir-caisse où vous pouvez enregistrer vos transactions. Si vous n'avez pas de tiroirs-caisses assignés, quand vous essayez de recevoir le paiement sur une facture de vente vous recevrez une erreur et vous ne serez pas permis de payer la facture. À cause de cette exigence, il y a un paramètre par défaut à lequel vous aurez besoin d'allouer un des tiroirs-caisses.
 
Pour arriver à ce paramètre de la fenêtre de départ de DealerVu :
1. Cliquez sur Paramètres du système.
2. Cliquez sur Divers sur la fenêtre Paramètres du système.
3. Cliquez sur Paramètres divers. Ceci ouvrira la fenêtre Paramètres divers.
4. Trouvez le paramètre du système "Tiroir-caisse par défaut".
5. Dans la colonne Valeur, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le tiroir-caisse par défaut parmi la liste.
 


Dès que les tiroirs ont été établis, vous aurez besoin d'allouer les tiroirs au poste de travail approprié. DealerVu ne soutient pas plusieurs tiroirs-caisses sur un seul poste de travail. Vous pouvez avoir le même tiroir caisse sur plusieurs postes de travail, mais vous pouvez seulement avoir un tiroir caisse sur chaque poste de travail.
 
Pour assigner des tiroirs caisses aux postes de travail de la fenêtre de départ de DealerVu :
1. Cliquez sur Outils sur la barre d'outils.
2. Cliquez sur Options. Ceci ouvrira la fenêtre Options et vous allez voir le champ Tiroir-caisse.
3. Cliquez sur le menu déroulant pour voir la liste de tiroirs-caisses disponibles.
4. Cliquez sur le tiroir-caisse qui doit être assigné au poste de travail.
 


Si un tiroir-caisse n'est pas sélectionné sur la fenêtre Options, les transactions qui sont faites sur ce poste de travail seront enregistrées au tiroir-caisse par défaut tel que défini dans les paramètres du système. Ceci pourrait causer des problèmes quand il vient le temps d’équilibrer l'argent des tiroirs.
 
Notez bien : la sélection tiroir-caisse doit être faite sur tous les postes de travail qui mènent des transactions de ventes.
 
Dès que les tiroirs-caisses ont été assignés aux postes de travail et vos paramètres de système ont été établis pour le livre journalier, vous serez prêts à faire des ventes et recevoir des paiements sur les factures de ventes et les factures de service.