Écrire des chèques dans les transactions des comptes à payer

Écrire des chèques dans les transactions des comptes à payer
 
Pour écrire des chèques dans les transactions des comptes à payer, exécutez les marches suivantes :
 
1. Allez à Comptabilité – Comptes à payer CP – Paiement de facture. Vous serez présentés avec l'écran suivant :
 


• Le tiroir-caisse – si vous payez par l'argent comptant, mais il est rarement utilisé dans ce module – laissez le vide.
• La banque d’où vous voulez que le chèque soit tiré.
• Lit automatiquement "chèque" (voir plus ci-dessous).
• La description est automatiquement remplie quand une facture est sélectionnée parmi la liste (après avoir ajouté une facture), mais vous pouvez changer ou ajouter aux contenus de cette boîte de notes. C'est une note interne et pas ce qui apparaît sur le chèque lui-même.
• Cliquez l’icône "Ajouter une facture" et l'écran suivant apparaîtra :
 


C'est l'écran que vous utilisez pour choisir les factures que vous payez. Par défaut, cet écran est en blanc. Si vous avez cliqué sur le bouton Rafraîchir il vous donnerait une liste de toutes les factures de fournisseur disponibles pour paiement. Vous pouvez aussi sélectionner par fournisseur ou par facture. Mise en garde – si vous avez sélectionné un fournisseur et une facture et vous ne pouvez pas le trouver, assurez-vous que vous avez effacé tout (choisissez le blanc au sommet de l'une des listes) afin de voir si la facture que vous cherchez a accidentellement été mise au mauvais fournisseur, ou si le numéro de facture lui-même a été entré incorrectement. Après que vous avez affiché les factures que vous êtes intéressé à payer, vous obtiendrez un écran tel que ci-dessous :


 
Il y a quelques choses à noter ici aussi. Le fait de cliquer Enter sur n'importe quel article ci-dessus ne va pas fonctionner. Vous devez mettre un coche sur les factures que vous avez sélectionnées ou cliquer le bouton "Sélectionner/Désélectionner les articles".
 
Truc : si vous aviez 20 factures affichées et vous voulez toutes les payer sauf 5, il serait mieux de toutes les sélectionner en utilisant le bouton "Sélectionner/Désélectionner les articles" et ensuite ENLEVER la coche de ces cinq factures que vous ne voulez pas payer.
 
Après que vous avez sélectionné les factures que vous voulez payer, vous verrez qu'elles ont été ajoutées comme suit :
 


Le problème le plus important à noter ici c’est que par défaut le montant payé est le montant en suspens restant sur cette facture; pourtant, vous pouvez cliquer dans cette région et le changer à n'importe quel montant que vous voulez payer sur chaque facture. Vous pouvez aussi insérer n'importe quelle réduction prise à ce moment.
 
C'est maintenant le temps de regarder l'onglet suivante, l'onglet "Chèque". 


 
Cet écran est plutôt évident. Il remplit la plupart de l’information pour vous, basée sur l’information que vous avez entré sur l'onglet "Générale". Ce que vous entrez dans le champ Note est ce qui apparaîtra comme une note sur le fond du chèque.
 
Ce qui est très important de discuter est l'attribution de numéros de chèque. Le chèque lui-même utilisera le numéro de chèque suivant dans l'ordre. Vous pouvez vérifier pour voir quel numéro ceci va être en cliquant "Rerégler le no. du chèque". Ceci ouvrira une boîte, telle qu’affichée ci-dessous :
 


Si vous êtes satisfaits avec le numéro de chèque, cliquez simplement "Utiliser le n^o de chèque par défaut" et cela vous amènera à l'écran précédent, "Détails du paiement du compte à payer"; autrement, entrez le numéro que vous voulez utiliser et cliquer "Utiliser ce n^o de chèque". Le numéro de chèque serait changé si quelqu'un aurait pris un chèque de la pile pour utiliser ailleurs, ou s'il a été mangé par l'imprimante. Si le chèque que vous entrez dans le système avait déjà été écrit, cliquez "Utiliser le n^o de chèque par défaut" et cochez la boîte sur l'écran précédent, "Détails du paiement du compte à payer", qui dit "Ne pas imprimer" (Remplacer/Overwrite) au lieu. Voici un exemple :


 
Remarquez qu'aussitôt que vous avez coché la boîte, la boîte N^o du chèque devient disponible. C'est ainsi pour que vous puissiez entrer le numéro chèque ou le symbole (ex. transfert automatique, etc.) dans cette boîte. Assurez-vous que vous cochez aussi la boîte pour la date et que vous entrez la date que voulez que ce chèque ait. N’importe quand au cours de ce processus, vous pouvez cliquer sur l'icône Sauvegarder, appuyer la touche F12, aller à Fichier – Sauvegarder ou cliquer le "X" du coin droit supérieur et cliquer Sauvegarder pour sauvegarder votre travail et le finir plus tard.
 
Poster le chèque : À ce point, vous n'avez pas posté ce chèque. Pour le faire, vous devez aller à Fichier – Poster. Ceci affichera la serrure en or sur l'écran et fait que la boîte à cocher "Posted" soit grise.