Processus et procédures du Livre journalier améliorés

Processus et procédures du Livre journalier améliorés


Processus et procédures du Livre journalier améliorés

Vous remarquerez  que les icônes sont maintenant plus grandes et montrent clairement les différentes foncitons du Livre journalier et que la disposition générale de la page de l'application est resté la même.



Pour mettre le livre journalier au statut pending manuellement choisir L'icône "Mettre à Pending" vous n'avez pas besoin de mettre tous les tiroirs caisse a peniding avant de mettre celui-ci a pending  La version du logiciel 1.23 vous donne aussi la possibilite de mettre le livre journalier au statut pending automatiquement à une heure précise, ce qui élimine le besoin de le faire manuellement 

Cet icone est celui  où la majorité des changements de procédures ont été implémentées. Comme auparavant, vous devez  entrer vos valeurs des "Tiroir-caisse” et “Sommaire des paiements” en premier pour réconcilier le livre journalier. Ces valeurs incluent les encaissements/déboursées non-facturés, total compté pour chaque tiroir caisse et le net (Compté) pour chaque méthode de paiement sur l’ongle de Sommaire des paiements. Dès que vous avez correctement entré ces valeurs, le fait de sélectionner l’icône "Mettre à Closed" vous prendra par le nouveau processus de fermeture.

La première chose qui arrivera est que vous serez présenté avec un écran de confirmation sur lequel vous confirmerez que vous voulez fermer le livre journalier :



Une fois confirmée, l'écriture de journal de comptabilité pour le livre journalier vous sera présentée. Ici vous remarquerez quelques différences :



1. Le numéro de référence pour l'écriture de journal est maintenant "DB-AAAAMMJJ" par défaut et le champ Note : est “Fermeture du livre journalier” par défaut.
2. Avec l'écriture de journal nouvellement améliorée vous voyez maintenant une représentation exacte des comptes GL affectés par l'écriture de journal.

Vous remarquerez aussi que la liste initiale de comptes GL et les montants ne peuvent plus être modifiée. Cela a été fait pour aider à garantir que les valeurs entrées sur les écrans Tiroir-caisse et Sommaire des paiements sont correctement reflétés dans l'écriture de journal.

S'il y a un besoin de modifier des entrées de certains comptes GL, ajoutez simplement des articles de ligne équilibrés supplémentaires à l'écriture de journal.

À ce point vous DEVEZ enregistrer l'écriture de journal pour poursuivre avec la fermeture du livre journalier. Si vous voulez quitter l'écriture de journal sans l’enregistrer, le livre journalier sera réinitialisé au statut " Pending".

Dès que l'écriture de journal a été enregistrée, vous serez présentés avec l’application Réconciliation du compte pour que vous puissiez exécuter votre réconciliation du compte GL "Encaisse". Il est fortement recommandé que vous réconciliiez le compte GL  Encaisse à chaque fois que vous fermez le livre journalier. Cela vous permettra de garantir que toutes les entrées traitées au compte Encaisse ont été correctement distribuées à la banque, Surplus/(Déficit) et aux autres comptes GL requis. Lorsque votre Livre journalier est correctement réconcilié, votre compte GL Encaisse ce réconciliera toujours à une balance zéro.

Nouveau à la version 1.23 est la capacité à la réinitialiser un livre journalier "Closed" à un statut "Pending". Puisque la procédure finale force maintenant le fait d’enregistrement de l’écriture de journal de fermeture, vous pouvez enregistrer une écriture de journal renversé et établir le statut du livre journalier à "Pending".

Quand vous choisissez de réinitialiser un livre journalier à "Pending", vous êtes présentés premièrement avec un écran de confirmation qui explique quelles marches seront prises :



Quand vous confirmez pour procéder, une écriture de journal renversée est enregistrée et le livre est établi au statut Pending :



L'icône Écriture de journal générale est seulement active pour les livres journalier  "Closed" ou quand une écriture de journal a été commencé pour un livre journalier "Pending", mais n’a pas encore été enregistrée.

Sélectionnez simplement l'icône Écriture de journal pour avoir l'écriture de journal présentée sur l'écran.