Rapport de contrôle d’opération quotidienne

Rapport de contrôle d’opération quotidienne


Rapport de contrôle d’opération quotidienne

Les rapports de contrôle d’opération quotidienne sont disponibles pour chacun de vos départements et peuvent être trouvés dans la section de Rapports de comptabilité du nouveau menu Mes rapports.



Chacun de ces rapports vous permet de grouper vos comptes GL ventes et coût de marchandise vendue dans des groupements logiques à votre concessionnaire.  De plus, ils vous fourniront des informations transactionnelles et des comparaisons pour;

1. l’intervalle de dates que vous avez sélectionnées
2. le mois à jour présent
3. le même mois à jour de l'année précédente
4. les objectifs budgétisées pour le mois actuel.

N'importe quel article seul sur ces rapports montrera l’information dans le format suivant :



Pour que les rapports soient personnalisés, ils utilisent un outil trouvé dans la Charte des comptes appelé "Système de catégorie des comptes GL pour les rapports" qui sera référé comme "Outil de configuration".



Dans cet outil vous trouverez un rapport de configuration pour chacun des Rapports CQO :



Pour chacune des configurations de rapport c'est les "Comptes de configuration" qui contrôlent les vrais résultats du Rapport CQO.

Les "Comptes de configuration" vous permettent d'avoir un numéro de compte générique auquel vous pouvez rejoindre n'importe quel numéro d’un compte GL ventes et coût de marchandise vendue réel. Un exemple des "Comptes de configuration” pour le département Pièces et accessoires pourrait être tel que suit :



Le symbole  indique à la gauche que l'entrée est d’un "Compte de configuration" et le symbole  indique que des comptes GL réels ont été rejoints à ce compte de configuration.

Structure des numéros du compte de configuration

Tous les comptes de configuration suivent une structure préréglée et sont divisés dans jusqu’à quatre (4) sections, chaque section est séparée par un tiret "–".

Section 1 – cette valeur doit toujours être “dc” comme cela le définit tel qu’un compte de configuration CQO.

Section 2 – c'est un code de deux caractères qui définit à quel département le compte de configuration appartient. Les valeurs possibles sont “FI” (Finance et assurance), "UN" (Nouvelles unités), “UU” (Unité Usagée), "PA" (Pièces et accessoires), “GM” (Marchandise générale) et “SR” (Service).

La section 3 – c'est un seul caractère représentant des articles "Primaires" à être reportés. Ceci contrôlera l'ordre dans lequel les articles sont reportés, donc il est suggéré que vous utilisez des lettres de l'alphabet tel que montré dans l’exemple ci-dessus.

La section 4 – c'est un seul caractère représentant des articles "Secondaires" à être reportés. Ces articles secondaires sont seulement utilisés quand l'article "Primaire" lié est marqué comme étant un compte de configuration  "Somme seulement".

Exemples de comptes de configuration

Il y a essentiellement trois (3) différents types de comptes de configuration que vous pouvez définir dans un rapport de configuration.

Type de rapport sommaire: ce compte de configuration est utilisé pour définir le nom utilisé pour le résumé du rapport aussi bien que les points de références haut/bas à utiliser dans le sommaire du rapport. Ce compte utilise seulement les deux premières sections d'un compte de configuration et pour chaque rapport il est  seulement utilisé une fois. Comme un exemple, le compte de configuration "dc-PA" est pour le sommaire du rapport dans le rapport Pièces et accessoires.

Comptes primaires: les comptes primaires définissent la liste principale d'articles à être reportés sur le rapport CQO. Ce type de compte utilise seulement les trois premières sections d'un compte de configuration. Si un compte primaire n'est pas marqué comme étant un compte sommaire (Somme seulement=Non), cela signifie que ce compte de configuration est reporté tout seul et aura des comptes GL reliés. Quand un compte primaire est marqué comme étant un compte sommaire (Somme seulement=Oui), cela signifie que c'est un "Sous-total" pour ses comptes "Secondaires" reliés. Un exemple de comptes primaires est "dc-PA-A" et "Somme seulement=No" et il aurait des comptes GL reliés et reportent leurs totaux sur le rapport. L'autre exemple est "dc-UN-A" et "Somme seulement=Oui" et il ne peut pas avoir des comptes GL reliés et définit le résumé sous-total pour tous les comptes liés comme "dc-UN-A-1", "dc-UN-A-2", etc.

Comptes secondaires: les comptes secondaires sont le dernier niveau possible de détail sur un rapport CQO. Ce type de compte utilise toutes les quatre sections d'un compte de configuration et devrait avoir un compte primaire relié avec les mêmes trois sections. Ces comptes ne peuvent pas être marqué comme étant "Somme seulement=Oui"

Des exemples de combinaisons de compte de configuration dans un rapport CQO:

Un rapport CQO simple qui énumère seulement des articles avec un résume à la fin du rapport serait défini comme ceci:


Un rapport DOC plus complexe qui énumère des articles avec les sous-totaux en utilisant une combinaison de comptes de configuration primaires et secondaires et montre quelques comptes primaires comme étant des résumés et d'autres comptes primaires étant comme des articles reportés serait défini comme ceci:



La liaison du numéro du compte GL au numéro du compte de configuration

Dès que vous avez défini vos comptes de configuration vous pouvez maintenant lier vos comptes GL existants à ces comptes de configuration. Pour le but du reportage CQO, vous êtes seulement permis de lier des comptes GL qui ont un compte Type de revenu, Coût de marchandise vendue ou Autre revenu. Les autres types de comptes GL seront inutiles avec l’information qui est reportée.

Quand vous surlignez un de vos comptes de configuration, vous verrez au fond de l'écran que vous pouvez sélectionner des comptes GL tel que vu ici :



Vous pouvez utiliser les filtres dans la section Charte des comptes pour contrôler quels comptes GL sont énumérés pour la sélection:



Changer les filtres et utiliser l'icône "Trouver" changeront la liste de comptes GL affichés.

"Afficher seulement les non assignes” contrôle si les comptes GL déjà assignés ailleurs sur le rapport sont affichés dans la liste. N'importe quel compte GL énuméré avec un drapeau rouge  a déjà été assigné dans le rapport de configuration.

Sélectionnez la boîte à cocher à côté du numéro du compte GL pour n'importe quel compte GL que vous voudriez lier au compte de configuration que vous avez surligné ci-dessus. Une fois sélectionné, cliquant l'icône "Ajouter" liera le compte GL et sera affiché sur la moitié supérieure de l'écran.

Quand les comptes GL sont liés à des comptes de configuration, les résultats y ressembleront ceci:



Exécuter les rapports DOC

Quel que soit le rapport CQO que vous sélectionnez, les filtres de date travailleront de la même voie.



Quand vous entrez en premier lieu le rapport, l’intervalle de dates sera Hier par défaut.

Vous pouvez changer l’intervalle de dates pour couvrir n'importe quelle période à condition que les DEUX dates soient pendant le même mois. À cause des types d'informations reportées, nous ne pouvons pas fournir de l’information utile si l’intervalle de dates s'étend sur plus qu'un seul mois.

Si vous changez une des dates pour être dans un mois différent, l'autre date sera automatiquement établie à la même date.

Explication de l’information reportée

Tous les rapports CQO vous donneront les mêmes types d'informations. Pour chaque article reporté, l’information est groupée dans des rangs et des colonnes.



Les colonnes sont comme suit :





Comptes de configuration pré-chargés dans les rapports

Nous vous fournirons un ensemble générique de comptes de configuration pour chacun des rapports. Vous pouvez modifier ceux-ci pour convenir à vos opérations et lier ensuite vos comptes GL aux comptes de configuration.

Pour Harley Canada et Harley Australie, nous vous fournirons un ensemble supplémentaire de rapports dans un format requis par le distributeur. Ceux-ci ne devraient pas être modifiés s’ils vous sont fournis.

Contactez le support pour plus d’information :
Amérique du Nord : 855-322-1217
Australie/Asie-Pacifique : 61-2-9037-2450 ensuite appuyez le 2  
Fax : 866-896-1045 (avertissez support@dealervu.com lorsque vous envoyez des documents par fax)