Guide pour le nouveau processus de soumission de données de fin de mois Harley-Davidson Canada.

Guide pour le Nouveau Processus de Soumission de Données de Fin de Mois Harley-Davidson Canada

Général

• À compter du 1er février 2019, tous les concessionnaires H-D canadiens devront soumettre leurs données de fin de mois d’Analyse comparative en utilisant le nouveau processus de soumission de données de fin de mois DealerVu-HDC;
• Afin de pouvoir utiliser la nouvelle fonctionnalité pour la soumission de données de fin mois AC, votre concession doit recevoir une mise à niveau vers la version 19 de DealerVu et les étapes de configuration nécessaires doivent être complétées.

Notes Importantes pour le Nouveau Processus de Soumission de Données de Fin de Mois d'Analyse Comparative :

• À compter du 1er février 2019, les concessionnaires canadiens H-D ne pourront soumettre leurs données de fin de mois à HDC qu’en utilisant le nouveau processus de soumission de données de fin de mois AC de DealerVu;  
• Étant donné que les données soumises par le biais du nouveau processus de soumission de données de fin de mois d’Analyse comparative de DealerVu incluent les décomptes du sommaire de vos transactions, les données d’entrée du concessionnaire (nombre d’employés, etc.) et les données du sommaire des transactions financières du concessionnaire pour chaque mois-année de votre entreprise, il est important que les contrôleurs ne soumettent leurs données qu’une fois que toutes les transactions et tous les ajustements pour le rapport du mois sont inscrites (Posted) dans DealerVu. SVP, veuillez vous assurer que tous les contrats de vente du mois sont inscrits (Posted) et que vos entrées de paie, ainsi que tous les ajustements de produits à recevoir et de dépréciation ont été mis à jour dans votre grand livre avant d’exécuter et soumettre vos données de fin de mois à Harley-Davidson Canada à l’aide de DealerVu;  
• Si un concessionnaire applique des ajustements à sa fin de mois une fois qu’il a soumis ses données de fin de mois à HDC, ces ajustements ne seront pas inclus dans les rapports KPI de HDC, à moins que le concessionnaire n’exécute de nouveau le processus de fin de mois dans DealerVu et ne soumette de nouveau ses données.

Nouveau Processus de Soumission de Données de Fin de Mois

Voici les étapes à suivre pour compléter le nouveau processus de soumission de données de fin de mois d’Analyse comparative :

1. Révisez la section du bas de l’écran Analyse comparative > Configuration des comptes AC avancée afin de vous assurer que tous les comptes GL ont été liés aux comptes AC;
2. Utilisez le nouvel écran Données d’entrée d’Analyse comparative de DealerVu afin d’entrer toutes les données d’entrée du concessionnaire (par exemple le nombre d’employés, etc.);
3. Utilisez le nouvel écran Sommaire des transactions d’Analyse comparative de DealerVu afin de réviser, vérifier et ajuster l’information sur le nombre de transactions;
4. Une fois que les entrées du concessionnaire ont été complétées, le concessionnaire devra exécuter le nouveau processus de soumission de données de fin de mois d’Analyse comparative de DealerVu afin de résumer toutes les données selon les comptes d’Analyse comparative de H-D Canada;
5. Le concessionnaire soumet les données à HDC à partir de l’écran Soumission de données de fin de mois d’Analyse comparative de DealerVu.

C'est complété!



Instructions Détaillées pour le Nouveau Processus de Soumission de Données de Fin de Mois d'Analyse Comparative

Étape 1 : Assurez-vous que tous les comptes GL sont liés aux comptes AC

• Révisez les informations dans la section du bas de l’écran Analyse comparative > Configuration des comptes AC avancée pour vous assurer que tous les comptes GL ont été liés aux comptes AC;
• Référez-vous à l’Annexe A du Guide de configuration pour la nouvelle Analyse comparative pour les étapes à suivre pour lier les comptes GL aux comptes AC.

Étape 2 : Entrez les Données d'Entrée du Concessionnaire

• Allez à l’écran Analyse comparative > Données d’entrée d’Analyse comparative du concessionnaire :  

• Afin de voir les Données d’entrée de concessionnaire précédemment sauvegardées pour un mois (ou importées à partir du fichier Historique de données d’entrée du concessionnaire HDC), cliquez sur le mois dans le champ Mois et utilisez les flèches vers le bas ou le haut afin de choisir le mois que vous désirez voir. Si vous devez changer l’année, cliquez sur l’année dans le champ Mois et utilisez les flèches vers le bas ou le haut afin de choisir l’année pour le mois choisi;
• Si vous devez vous référer aux données soumises pour un mois ou une année précédente, afficher cette période, puis cliquez sur l’icône Exporter dans la barre d’outils. Sauvegardez ce fichier sur votre poste de travail, puis ouvrez-le en utilisant Excel. Cliquez sur le bouton Rafraîchir pour afficher le mois et l’année choisis;  
• Cliquez sur le mois dans le champ Mois et utilisez les flèches vers le bas ou le haut pour choisir le mois que vous désirez soumettre. Si vous devez changer l’année, cliquez sur l’année dans le champ Mois, puis utilisez les flèches vers le bas ou le haut pour choisir l’année pour le mois choisi;
• Entrez les Données d’entrée du concessionnaire pour le mois et l’année choisis, puis cliquez sur le bouton Sauvegarder dans la barre d’outils.

Note : Voir le document Nouvelle Analyse comparative – Instructions pour la préparation des données d’entrée du concessionnaire pour des instructions afin de savoir comment utiliser DealerVu pour déterminer certaines des valeurs requises.


Étape 3 : Réviser, Vérifier et Ajuster le Décompte du Sommaire des Transactions

• Allez à l’écran Analyse comparative > Sommaire des transactions d’Analyse comparative et assurez-vous que tous les comptes GL de ventes applicables ont les bons numéros de référence. Référez-vous à l’Annexe A du Guide de configuration de la nouvelle Analyse comparative (AC) pour les détails concernant la configuration des numéros de référence pour les Comptes non financiers du sommaire des transactions;
• Cliquez sur l’onglet Ajustements du sommaire de transactions, puis changez le mois et l’année pour la période qui doit être soumise. Cliquez sur le mois ou l’année dans le champ Mois et utilisez les flèches vers le bas ou le haut pour modifier le mois ou l’année que vous désirez soumettre. Cliquez sur Rafraîchir pour afficher les valeurs du sommaire des transactions pour le mois et l’année choisis;
• Vérifiez les valeurs de la colonne Nbre de Tr pour les comptes GL de ventes et entrez tout changement + ou – dans la colonne Nouvel ajustement (+/-);
• Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour sauvegarder tous les changements effectués.

Étape 4 : Exécuter le Processus de Soumission de Données de Fin de Mois d'Analyse Comparative

• Allez à l’écran Analyse comparative > Soumission de données de fin de mois d’Analyse comparative et cliquez sur l’onglet Sommaire de compte d’Analyse comparative;
• Le champ Historique vous permet de voir n’importe quelle fin de mois précédente exécutée;
• Cliquez sur le bouton Calculer de la barre d’outils et une nouvelle série de données AC sera affichée. L’information affichée dans le champ Historique indique l’année, le mois, le jour et l’heure des données calculées;
• Utilisez les boutons Exporter en Excel ou Exporter en texte de la barre d’outils pour exporter les données vers un fichier pour analyse ultérieure, si désiré.

Étape 5 : Soumettre les Données de Fin de Mois d'Analyse Comparative à partir de DealerVu

• À l’écran Analyse comparative > Soumission de données de fin de mois d’Analyse comparative, cliquez sur Outils dans le menu du haut et sélectionnez Soumettre les données pour débuter le processus de soumission de données. Les statuts de création de fichier et de soumission de données apparaissent en bas à gauche de la fenêtre :

• Une fois que la soumission de données est complétée, vous verrez le message suivant :

La soumission de vos données de fin de mois AC est complétée!