Instructions sur les récompenses

Instructions sur les récompenses


Instructions pour les récompenses
 
Comme un chèque que vous écrivez à un fournisseur,  émettre  un Certificat de récompenses est une transaction que vous devez enregistrer – c'est une responsabilité.
 
Dans plusieur cas, les certificats de récompense sont accumulés par le client sur une période prolongée. Pour des raisons de comptabilité ceux-ci ne sont pas une liabilité jusqu'à ce qu'ils soient émis pour leur remboursement.  Ils doivent être enregistrés dans DealerVu en entrant une entrée de journal pour creer la nouvelle liabilité– contrebalance par une dépense.
 
Un pourcentage des récompenses émises pour le remboursement ne sera pas réclamé par le client avant la date d'expiration, donc une entrée de journal est faite pour réduire la responsabilité et rembourser les frais.
 
Lorsque les clients réclament leurs récompenses vous n'avez plus une responsabilité, donc vous enregistrez la réduction de la responsabilité dans le processus du livre journalier. En prenant soin d'enregistrer les détails de remboursement, vous pouvez vérifier que DealerVu et votre système de récompenses sont exacts en réconciliant.
 
En enregistrant les récompenses émises, réclamées et expirées quand elles arrivent, vous êtes assurés que l'impact financier du programme de récompenses est considéré dans votre état financier. En pistant ces transactions dans leurs propres comptes, vous pouvez voir l'impact sur la déclaration de revenu et le bilan.
 
1. Créez un nouveau compte Other Current Liability et nommez-le Accrued - Rewards Cheques Liability. Cochez la boîte Conciliation.
 
Comment créer un compte :
 
a. De l’écran principal de DealerVu, sélectionnez Comptabilité.
b. Sélectionnez Charte des comptes.
 


c. Filtrez la Charte des comptes du client (sélectionnez le type de compte et cliquez "Rafraîchir") au type de compte voulu et demandez au client d'identifier le numéro de compte qu'ils voudraient utiliser (Faites attention de maintenir le modèle de numéros de compte déjà utilisés [ex. 5 chiffres suivis par un tiret et une lettre]).
 


d. Sélectionnez l'icône Nouveau compte parmi la barre d'outil. Détaillez le nouveau compte en entrant le numéro de compte sélectionné et une description, sélectionnant Other Current Liability et le département si le magasin utilise des départements. Conciliable devrait déjà être coché, ensuite cliquez l'icône Sauvegarder .
 


2. Créez un compte de dépense et nommez-le Dépenses de récompenses.
 
a. ***OPTIONELLE*** Ceci peut être partagé entre les départements en créant un compte général et un compte pour chaque département (changeant seulement le département et sélectionnant le compte parent chaque fois dans les détails de compte – voir ci-dessous). Notez bien que les comptes enfants suivent les conventions de numérotation du compte préexistant du client (5 chiffres, tiret, deux chiffres, tiret, lettre).
 


b. Fermer les détails du compte du GL et ouvrez de nouveau le compte parent. Sélectionnez l'étiquette Dist.et cochez ensuite le bouton Activé la distribution. Entrez les montants de distribution. Toutes les transactions sont pointées au compte parent et les frais seront distribués selon le modèle de votre compte parent. Cliquez l'icône Sauvegarder.


 
3. Demander la création d'un nouveau type de paiement via support@dealervu.com (nommé : Récompenses)
4. Quand le type de paiement est créé il apparaîtra dans le livre journalier ouvert – établissez le compte pour le type de paiement au compte de passif dans le livre journalier ouvert. (Ceci deviendra le défaut sur le nouveau livre journalier quand celui-ci est établi à En attente)
 


Tous les jours, quand les chèques sont utilisés, réduisez la responsabilité par le livre journalier (c'est-à-dire pointer les transactions vers le compte de passif au lieu de la banque) et de l'entrée de journal ultérieure. La meilleure pratique serait d’énumérer chaque chèque sur une ligne séparée avec la carte d'identité d'utilisateur, le nom de famille du client et le numéro de la facture. Le brouillon de l'entrée journalier du livre journalier de DealerVu énumèrera le total des chèques, inversera l'entrée de chèque de récompenses et ajoutera ensuite chaque chèque séparément. Ceci permettra une réconciliation plus facile du système avec les récompenses.
 


5. Dirigez périodiquement un rapport pour calculer les récompenses émises dans une période (le concessionnaire peut décider la fréquence des ajustements de responsabilité : tous les jours, chaque semaine, le bimensuel, ou - au plus - mensuellement) *** l'ajustement est SEULEMENT les nouvelles récompenses émises depuis le dernier ajustement – pas un total cumulatif *** Les entrées de journal seront utilisées pour ajuster la responsabilité pour représenter les chèques en circulation. Quand les chèques sont émises, augmentez la responsabilité : créditez la responsabilité et débitez le compte de dépense.



6. Dirigez périodiquement un rapport pour calculer les récompenses qui ont expiré dans une période (le concessionnaire peut décider la fréquence des ajustements de responsabilité : tous les jours, chaque semaine, le bimensuel, ou - au plus - mensuellement) *** l'ajustement est SEULEMENT les récompenses expirées depuis le dernier ajustement – pas un total cumulatif *** Quand les chèques expirent, réduisez la responsabilité : débitez la responsabilité et créditez les dépenses par la valeur des chèques expirés.
 


L'ajustement de récompenses expirés peut être incorporé dans la même entrée de journal que les nouvelles récompenses dans la marche #5, mais devrait être enregistré sur des lignes séparées (l'écriture de journal aura 4 lignes si c'est fait).



7. Mensuellement, dirigez un rapport pour identifier le total de chèques non-utilisées en circulation et un autre rapport pour identifier tous les chèques de récompenses utilisés. Réconciliez ce rapport avec Other Current Liability Account créé dans la marche #1 en utilisation la fonctionnalité de réconciliation dans DealerVu. L’utilisation de la meilleure pratique suggérée pour l'enregistrement de l’entrée du livre journalier permettra à chaque chèque utilisé d'être cochée contre le rapport de récompenses.