Comment établir et créer des factures de financement

Comment établir et créer des factures de financement


Comment établir et créer des factures de financement
 
Il y a trois activités et tâches spécifiques attachées à ce processus :
 
A) Créer des comptes GL pour les compagnies de financement.
 
Créer un nouveau compte GL Compte à payer pour la compagnie de financement dont vous allez vous occuper. Pour le faire, exécutez les marches suivantes:

1. De la fenêtre de Début de DealerVu, allez à Comptabilité. 
2. Sélectionnez ensuite Chartes de comptes. 
3. Cliquez sur l’icône Nouveau compte pour ouvrir la fenêtre Détails du compte du GL et entrez le n^o de compte que vous voulez allouer à ce compte. Le Numéro de compte devrait être dans la même gamme que vos autres comptes à payer.
4. Donnez une description au nouveau compte. Le format devrait être semblable aux descriptions pour vos autres comptes à payer de de financement.  Si vous n'avez pas d'autres comptes, vous pourriez utiliser le format CP-Nom-de-la-compagnie-de-financement. En utilisant un format comme ceci, il est plus facile de trouver tous vos comptes à payer de financement. Le champ Type devrait avoir Compte à payer dedans.
5. Vous devez aussi cocher la boîte Conciliable; ceci vous permettra de concilier ce compte à votre relevé de compagnie de financement.
 


Notez bien : souvenez-vous de sauvegarder vos changements.
 
B) Créer des fournisseurs de compagnie de financement.
 
Dès que vous avez établi le compte GL, vous pouvez commencer à établir la compagnie de financement. Pour le faire, exécutez les marches suivantes :
1. Allez à Paramètres du système, cliquez sur F&I, cliquez sur Compagnie de financement et la fenêtre de filtre de la compagnie de financement sera affichée.
2. Pour créer une nouvelle compagnie de financement, cliquez l’icône Nouveau. Ceci ouvrira la fenêtre Compagnie de financement.



3. Vous devez insérer un Code de la compagnie unique pour cette compagnie de financement et entrer ensuite le nom et l’adresse de la compagnie.
4. Dès que vous entrez cette information, vous aurez besoin de sélectionner un compte à payer.

Notez bien : Il devrait y avoir un compte unique Compte à payer grand livre établi pour chaque compagnie de financement dont vous vous occupez. Ceci le rendra plus facile quand la compagnie de financement vient faire l’audit de votre compte; il le rendra plus facile pour vous aussi de réconcilier avec votre relevé mensuel.
 
C) Créer des factures de compagnie de financement. 
 
Dès que vous avez établi la compagnie de financement vous pouvez commencer à créer des factures de compagnie de financement. La facture de compagnie de financement sera créée quand vous créez un bon de commande d'unité et stock ensuite cette unité dans l'inventaire. Pour le faire, exécutez les marches suivantes :

1. De la fenêtre de départ de DealerVu, allez à Gestion et ventes d’unités.
2. Sélectionnez Bons de commande. Ceci ouvre la fenêtre Bon de commande (Unités). Pour cet exemple, nous créerons un nouveau Bon de commande, alors cliquez sur l’icône Nouveau bon de commande (Unités).
3. Dès que vous ouvrez un nouveau bon de commande d'unité, sélectionnez le fournisseur de qui vous achetez l'unité; ce ne sera pas la compagnie de financement.
4. Après que vous sélectionnez le fournisseur, cliquez l'icône Insérer l'unité sur la barre d'outils et entrez l'information de l'unité que vous commandez. Après que toute l'information d'unité est entrée, sélectionnez la compagnie de financement des unités du menu déroulant :


 
Vous devez sélectionner une compagnie de finanement pour chaque bon de commande d'unité que vous créez, même si la compagnie de financement est votre propre concessionnaire.
 
Dès que le bon de commande est créé et l'unité est commandée, vous puissiez changer le statut du bon de commande à Submitted.
 
Notez bien : Quand le bon de commande d’unité est sauvegardé avec le statut Submitted, un dossier Détail d’unité en commande est créée dans l'inventaire des unités prête à l'usage. Vous pouvez faire le clic droit sur n'importe quelle ligne d'unité soumise sur un bon de commande d’unité et ouvrir le dossier Détail concernant l'unité. C'est la façon dont vous pouvez changer les numéros de stock assignés par l'ordinateur aux numéros de référence de commande du fournisseur et ajouter n’importe quelle autre information reliée aux détails ou prix des ventes concernant l'unité (Cliquez sur l’étiquette Autre info sur de l'écran Détails concernant l'unité et cochez la boîte Détail dans la section Info relative à l'établissement du prix).
 
Quand l'unité arrive, vous devez stocker l'unité en ouvrant le bon de commande et en cliquant sur l’icône Nouvelle facture fournisseur. Vous devez cliquer sur une ligne d'unité sur le bon de commande d’unité en premier, ensuite cliquer l’icône Nouvelle facture pour créer une facture de financement pour l'unité sélectionné (le bon de commande d’unité peut y avoir plusieurs unités dessus, mais une facture de financement peut seulement avoir une unité).
 
Ceci créera une nouvelle facture du fournisseur où la compagnie de financement est le nom sur la facture. Dès que le statut de cette facture est mis à Posted, le compte à payer de la compagnie de financement est créé dans le module Compte à payer de DealerVu.
 
Vous pouvez créer une facture de financement sans créer un bon de commande d’unité en cliquant sur l’icône Nouvelle facture fournisseur sur la barre d'outil en haut de l'écran Bon de commande (Unités). Ceci vous permet d'éviter la création d'une commande, détailler l'unité et le placer directement dans l'inventaire en mettant le statut de la facture à Stocked.
 
Vous pouvez contrôler la destination du compte GL des valeurs des escomptes, frais d'expédition et frais divers en utilisant l'étiquette Déboursés. N'importe quelles valeurs allouées sur l'étiquette Facture peuvent être distribuées à n'importe quel compte GL en ajoutant des lignes sur l'étiquette Déboursés. Ce processus vous donne la capacité d’ajuster de façon unique la distribution de comptabilité pour l'achat de l'unité.
 
Il y a un paramètre de système de défaut dans Paramètres du système – Comptabilité – Paramètres divers – Étiquette Ventes d’unité qui spécifie si le fret, les rabais et d'autres coûts sont ajoutés au coût de l'unité et le compte GL Inventaire d’unité ou non. On appelle le paramètre “Appliquer les charges de bons de commandes à l'inventaire d'unité”. Si ce paramètre est coché, tous les coûts sont ajoutés au coût total de l'unité. Si le paramètre n’est pas coché, les comptes GL spécifiques sur le même écran de Paramètres divers seront utilisés comme les défauts et ces coûts ne seront pas inclus dans le coût total de l'unité.
 
Pour mettre à jour la facture de financement dans Compte à payer Compagnie de financement, vous devez mettre le statut de la facture à Posted. Notez que vous pouvez changer les valeurs allouées à l'unité et la facture de financement à tout temps jusqu'à ce que vous postiez la facture. N'importe quels changements de valeur faits seront mis à jour aux coûts du dossier Détail concernant l’unité associé.
 
Truc : si vous voulez voir la Transaction GL après que la facture est postée, appuyiez Ctrl + H. L'étiquette Transactions GL sera affichée pour vous pour que vous puissiez voir le détail en complet de l’enregistrement pour la facture.
 
Ce qui peut aller mal et ce que pouvez-vous faire :
 
Si une facture est postée avec les valeurs incorrectes vous pouvez être en mesure de déposter la facture si de certaines conditions existent. Sur le menu supérieur de la facture sélectionnez Fichier – Déposter la facture. Un sorcier vous guidera à travers et évaluera pour voir si la facture a été payée et/ou si l'unité est attachée à une vente qui est dans le statut Capped ou Posted. Si ces épreuves sont effacées, la facture sera rendue au statut Stocked vous permettant d’éditer des valeurs et le reposter. Les valeurs éditées changeront la valeur du dossier Détails d’unité relié.
 
Si une facture est stockée ou postée et vous devez la supprimer et son unité reliée, vous pouvez utiliser la fonction Supprimer facture Stocked/Posted trouvée sur la sélection de Ficher sur le menu de la facture. Cette fonction vous présentera un sorcier qui évaluera pour les paiements sur la facture, l'inclusion de l'unité sur une vente cappée ou postée et l'existence de n'importe quels ajustements des coûts ou bon de travail interne de l'unité. Si ces épreuves sont effacées, la facture et le dossier Détail d'unité seront effacés entièrement. Il n'y a aucune récupération des dossiers dès qu’ils sont effacés.