Préparer la fin d'année - Trucs rapides pour la comptabilité

Un bref sommaire d'exemples d'activité en comptabilité afin de préparer les fins de mois et la fin d'année.

Vos processus de comptabilité culminent à la fin de l'année fiscale. Si vous avez pris du retard dans vos processus de conciliations mensuelles, vous devrez rattrapper votre retard avant la dernière journée de l'année fiscale en cours. Vous pouvez appliquer les suggestions suivantes au processus de fin de mois afin d'alléger la charge de travail à l'approche de la fin d'année : 

• Les processus du registre de paie et des remises de taxes doivent être à jour;
• Vérifiez vos comptes fournisseurs (vérifiez vos relevés en comparaison avec vos fichiers DealerVu);
• Vérifiez vos comptes clients (assurez-vous que les crédits sont appliqués aux bonnes factures), puis tenez compte des dettes âgées. Suivez les processus de collection et travaillez avec votre équipe de gestion afin de décider si vous allez fermer les factures clients et les porter au compte;
• Identifiez tous vos rapports du grand livre auxiliaire et conciliez les comptes GL qui y sont reliés lorsque possible;
• Balancez les comptes GL aux comptes auxiliaires (incluant Inventaire, Transactions d'inventaire d'unités, Comptes clients, Comptes fournisseurs, Banques, Dépôts de clients, etc.);
• Vérifiez les comptes de compensation;
• Assurez-vous qu'il n'y ait pas de transaction non-inscrite dans les transactions bancaires, les comptes clients, les comptes fournisseurs, les entrées au journal, puis, si applicable, au livre journalier;
• Révisez toutes les factures marquées avec une retenue (hold).

Dans le cours normal des activités, vous vérifierez que personne n'ait inscrit d'action dans les périodes fermées – il existe une permission afin de prévenir l'inscription dans les périodes fermées ("Créer des transactions avant la date de fermeture"). Vous pouvez configurer les périodes de fermeture facilement en allant à Paramètres du système > Comptabilité > Paramètres divers > Date de fermeture de la dernière période. Si une personne a inscrit ou modifié un article dans une année fiscale antérieure (pour laquelle tous les ajustements ont été inscrits), le rapport de Balance de vérification affichera cette transaction non-inscrite comme étant hors d'équilibre – vous pouvez retracer cette action en regardant les comptes listés dans Ajustements proposés.
 
Nous vous recommandons de rafraîchir votre base de données de formation chaque fois que vous vérifiez vos comptes, puis de configurer votre période comme fermée. Si une action a été prise pour modifier une période fermée, vous pouvez faire des recherches pour trouver la variation dans votre base de données de formation.
 
Notez que tout devrait être à jour avant la fin de l'année fiscale : rappelez-vous que plusieurs transactions (surtout celles qui influencent les stocks) ne peuvent être antidatées.