Configuration des frais spéciaux: Taxe de pneu, batterie/ Prélèvements et autres frais additionnels

Configuration des frais spéciaux : Taxe de pneu, batterie/Prélèvements et autres frais additionnels


Configuration des frais spéciaux : Taxe de pneu, batterie/prélèvement
et d'autres frais additionnels
 
Dans DealerVu, il y a plusieurs façons de configurer ces types de frais, selon la façon dont vous désirez les traiter.
 
Voici ce que nous suggérons pour les deux frais les plus communs facturés sur les pièces :
 
Taxe/disposition de pneu et frais de batterie/prélèvements, sous l'onglet  Prix à l'écran Détails des pièces, il y a deux champs pour traiter les charges supplémentaires sur une pièce spécifique.
 


Le Frais reliés aux déchets dangereux est typiquement utilisé pour traiter le frais de batterie/prélèvements alors que le Frais additionnel est utilisé pour traiter le frais de disposition de pneu.
 
Pour s'assurer que ces champs pointent vers les bons comptes, voici les paramètres que vous devez réviser :
 

1. Paramètres du système > Comptabilité > Types de transaction :

1. Default Part Sales/Service Order Misc. Charges Credit Adjust GL Account : Sélectionnez le compte que vous voulez utiliser lorsque vous facturez les frais de disposition de pneu entrés dans le champ "Frais additionnel" à l'écran Détails des pièces;
2. Default Part Sales/Service Order Hazardous Waste Fee GL Account : Sélectionnez le compte que vous voulez utiliser lors de la facturation des frais de batterie/prélèvements entrés dans le champ "Frais reliés aux déchets dangereux" à l'écran Détails des pièces;
3. Default Part Sales/Service Order Misc. Charges GL Account : Sélectionnez le compte que vous desirez utiliser lors de la facturation des frais de taxe/disposition de pneu entrés dans le champ "Frais additionnel" à l'écran Détails des pièces.

Ces champs sont trouvés dans les onglets Ventes des pièces et Service de chaque type de transaction. S'il vous plaît révisez ces paramètres pour chaque type de transactions pour vous assurer que peu importe la transaction, ces frais pointeront vers le bon compte.
 

2. D'autres paramètres qui doivent être révisés se trouvent dans Paramètres du système > Taxes > Taxes :

 


À cet écran, vous devez vous assurer que toutes les taxes applicables soient cochées dans les colonnes Frais divers et Déchets dangereux.
 
NOTE : si vous n'avez pas accès à ces deux champs (les champs sont verrouillés), SVP contactez le support DealerVu pour les déverrouiller temporairement afin que vous puissiez corriger ces paramètres de compte.
 

3. Dès que tous les paramètres sont confirmés, vous pouvez maintenant allouer les charges appropriées aux pièces choisies.

 
Exemple : Numéro de pièce de pneu :
 


À partir d'une facture, lorsque vous utilisez l'écran Sélectionnez la pièce, vous serez en mesure de voir si cette pièce a un Frais relié aux déchets dangereux ou un Frais additionnel :
 


Quand la pièce est ajoutée à une facture, les frais seront automatiquement affichés dans le champ de Divers/Fret et également sur la copie de facture imprimée :
 


Vous pouvez aussi voir que les pièces ont un frais relié aux déchets dangereux ou un frais additionnel à partir de l'écran Inventaire des pièces. Le fait de cliquer sur les entêtes de colonne triera les pièces en ordre ascendant ou descendant pour le montant :
 


Puisque le système est actuellement limité à seulement deux frais à l'écran Détails des pièces, des pièces devront être créées pour traiter d’autres frais supplémentaires :
 

1. Créer des groupes de pièces pour les frais spéciaux : Paramètres du système > Pièce > Groupe de pièces :

 


Utilisez l'icône Ajouter un nouveau groupe de pièces  pour ajouter un nouveau groupe de pièces (par exemple Frais environnemental). Dans les champs "Compte GL-Vente" et "Compte GL-Coût", sélectionnez le compte approprié pour ce frais. Puisqu'il n'y a aucun coût, sélectionnez le même compte pour les deux champs.
 

2. Créer une pièce de frais additionnel : Gestion et ventes de pièces > Inventaire des pièces :

 
Utilisez l’icône Nouvelle pièce  pour créer une nouvelle pièce. À l"onglet Général – Principal, entrez le numéro de la pièce, une description et le fournisseur (utilisez votre concessionnaire comme fournisseur) :

• À l’onglet Général – Autre, sélectionnez le groupe de pièces qui a été créé à l'étape 1;
• À l’onglet Prix, entrez le "Prix standard" pour ce frais.

Pour éviter que cette pièce apparaisse avec un drapeau rouge (Doit être commandée), faites un ajustement pour lui donner une quantité. Pour ce faire, allez à l'onglet Ajustement et cliquez sur Ajouter un article. Ceci ouvrira l'écran Ajustement de l'inventaire des pièces. L'ajustement sera visible dans l'onglet Ajustement de Général - Principal. Puisqu'il n'y a aucun coût, ceci n'affectera pas votre valeur d'inventaire :
 


Une fois la pièce créée, elle peut être ajoutée à une facture de pièces ou de service sans qu'elle ne s'inscrive comme un article en commande spéciale et pointera vers les bons comptes.
 
Il y a aussi des configurations pour les frais portés sur les ventes d'unité. Les frais de pneu par exemple, sont également facturés sur les roues d’une unité vendue :

1. Pour configurer un frais de taxe de pneu par défaut, allez Paramètres du système > F&I > Frais de licence > Frais supplémentaires :

 


Ici vous trouverez la liste de tous les frais codés (hardcoded) qui peuvent être configurés avec les montants, comptes et taxes applicables par défaut. Assurez-vous de cocher la case des frais que vous désirez avoir par défaut sur les ventes.
 
Pour le frais de pneu (Tire Fee), entrez le montant facturé par défaut sur les ventes (par exemple, si le frais de pneu est de 3,00 $/pneu et que les unités que vous vendez ont habituellement deux roues, entrez 6,00 $ par défaut).
 
Dès que les frais sont configurés, ils seront automatiquement affichés dans le champ Divers/Fret en bas à droite de l'écran de la vente, ils pointeront vers les bons comptes et s'imprimeront dans les champs appropriés sur les formulaires F&I.
 
 


En cliquant sur l'ellipse, la fenêtre "Frais supplémentaires" s'ouvrira et vous pourrez y changer le montant du frais si nécessaire. Par exemple, si vous vendez un véhicule à trois roues, le frais de pneu par défaut devra être augmenté pour la roue supplémentaire.