Outil de Travail - Gérant de service

Cet outil de travail aidera les gérants de service avec de l'information utile, jointe à une liste de rapports que nous recommandons d'utiliser sur une base régulière.

OUTIL DE TRAVAIL - GÉRANTS DE SERVICE

Comment est calculé le temps des techniciens de service :

• Heures facturées : Le temps qu'un technicien a travaillé pour un bon de travail qui a été facturé au client;
• Heures actuelles pointées : Le temps qu'un technicien était pointé sur un bon de travail (la concession doit utiliser la fonction Pointage de temps du technicien);
• Heures disponibles : Le temps qu'un technicien était pointé pour la journée (la concession doit utiliser la fonction Horloge de pointage);
• Efficacité : La "Mesure de vitesse". L'efficacité calcule simplement le temps qu'un technicien prend pour compléter un travail spécifique vs le temps alloué pour compléter ce travail;
• Rendement : La "Mesure de profitabilité". Est-ce que vos techniciens sont profitables? Est-ce que vous facturez toutes les heures pour lesquelles vos techniciens travaillent pour un bon de travail?;
• Productivité : La "Mesure de quantité". Il s'agit d'un calcul et représente les heures actuelles facturées sur les bons de travail comparativement au nombre d'heures pendant lesquelles le technicien était sur place et disponible pour travailler. Est-ce que vos techniciens sont productifs?

1. Identifier les meilleurs clients des ventes de service.

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports de comptabilité > Rapports généraux des clients > La valeur des achats du client;
2. Choisissez les dates de début et de fin, puis cliquez sur Rafraîchir. La fenêtre Entrez les valeurs de paramètres s'affichera afin de sélectionner les paramètres;
3. Une fois que vous êtes satisfait des paramètres choisis, cliquez OK pour générer le rapport. Le rapport aura une colonne spécifique pour le service;
4. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, modifiez les dates (tel que requis), puis cliquez sur Rafraîchir. La fenêtre Entrez les valeurs de paramètres s'affichera afin que vous puissiez faire les changements :

1. Identifier les ventes d'unité pour lesquelles les clients ne sont pas revenus pour un service;
2. Faire le suivi des clients du service (sont-ils satisfaits du service? Ont-ils des interrogations?).

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports de service > Rapports de gestion de service > Suivi de l'après-service;
2. Faites les sélections selon ce que vous désirez voir sur le rapport (dates, marque ou modèle spécifique, etc.), puis cliquez sur Rafraîchir afin de générer le rapport;
3. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, vous pouvez tout simplement changer les paramètres au haut de la page et cliquer Rafraîchir de nouveau :

1. Un rapport sommaire qui dresse la liste des ventes, des profits bruts et des commissions par employé pour les pièces vendues sur les bons de travail au cours d'une période sélectionnée afin de déterminer les programmes d'incitation au rendement;
2. Ce rapport peut être généré de façon sommaire ou détaillée;
3. Ce rapport peut également être généré pour certains employés seulement ou pour tous les employés.

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports de facturation de pièces et service > Rapports d'employé > Commissions sur la vente de pièces et service;
2. Faites les sélections selon ce que vous désirez voir sur le rapport (dates, détaillé, sommaire, employés sélectionnés, tous les employés), puis cliquez sur Rafraîchir afin de générer le rapport;
3. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, vous pouvez tout simplement changer les paramètres au haut de la page et cliquer Rafraîchir de nouveau :

1. Un rapport qui dresse la liste des ventes de pièces sur les factures de service, par employé;
2. Comparer l'efficacité de vente incitative des représentants au service;
3. Distribuer différents types de travail à des techniciens spécifiques.

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports de pièces > Rapports de ventes de pièces > Rapport détaillé des ventes de pièces aux pièces et service par groupe et catégorie;
2. Choisissez les dates de début et de fin, puis cliquez sur Rafraîchir. La fenêtre Entrez les valeurs de paramètres s'affichera afin que vous puissiez sélectionner les paramètres;
3. Dans le champ Type de rapport, sélectionnez Facture créée par à l'aide du menu déroulant;
4. Dans le champ Employé, sélectionnez les employés désirés;
5. Dans le champ Type de facture, sélectionnez Service à l'aide du menu déroulant;
6. Dans le champ Groupe de pièces, sélectionnez les groupes de pièces désirés;
7. Dans le champ Catégorie, sélectionnez les catégories désirées;
8. Dans les champs Sous-Catégorie et Sous sous-catégorie, laissez la sélection pour Tout;
9. Une fois satisfait des paramètres choisis, cliquez sur OK afin de générer le rapport :
10. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, cliquez sur Rafraîchir et la fenêtre Entrez les valeurs de paramètres apparaîtra de nouveau afin que vous puissiez faire les changements :

1. Réviser et évaluer l'efficacité de chacun des techniciens;
2. Ce rapport vous permettra de surveiller la productivité et le rendement - il est nécessaire que la concession utilise les fonctions Horloge de pointage et Pointage de temps du technicien;
3. Si vous exécutez ce rapport régulièrement, vous pourrez détecter tout écart dans le pointage des techniciens ou toute erreur à l'horloge de pointage. Pour explorer le rapport, générez un rapport détaillé afin d'identifier du temps inhabituel pour les travaux individuels (voir l'étape 3 ci-dessous).

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports de service > Rapport des techniciens de service > Le suivi de la main-d'oeuvre des techniciens de service;
2. Choisissez les dates de début et de fin, cochez Rapport sommaire et sélectionnez un technicien. Révisez l'information et voyez si vous avez besoin d'explorer plus en profondeur pour un technicien spécifique en exécutant plutôt un Rapport détaillé;
3. Pour exécuter un Rapport détaillé (au lieu d'un rapport sommaire) afin de détecter du temps inhabituel pour un travail individuel, assurez-vous que la case Rapport sommaire est décochée;
4. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, vous pouvez tout simplement changer les paramètres au haut de la page et cliquer Rafraîchir de nouveau :

1. Surveiller et améliorer les habiletés des techniciens pour le suivi du temps;
2. Valider la précision des données pour le pointage du temps et le W-Temps;
3. Réviser l'historique complète des bons de travail sélectionnés;
4. Ce rapport nécessite que la concession utilise les fonctions Horloge de pointage et Pointage de temps du technicien.

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports de service > Rapports de technicien de service > Le suivi du temps des techniciens de service;
2. Choisissez les dates de début et de fin, puis cliquez sur Rafraîchir. La fenêtre Entrez les valeurs de paramètres s'affichera;
3. Sélectionnez le ou les techniciens, puis cliquez sur OK afin de générer le rapport;
4. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, cliquez sur Rafraîchir et la fenêtre Entrez les valeurs de paramètres s'affichera de nouveau pour que vous puissiez faire les changements :

1. Ce rapport vous permettra de réviser les ventes et la profitabilité des factures au sein de chaque type de transaction.

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports de facturation de pièces et service > Rapports de transaction > Sommaire des profits des transactions;
2. Faites les sélections selon ce que vous désirez voir sur le rapport (type de transaction spécifique, dates, etc.), puis cliquez sur Rafraîchir;
3. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, vous pouvez tout simplement changer les paramètres du haut, puis cliquer sur Rafraîchir de nouveau :

1. Surveiller et corriger les bons de travail ouverts;
2. Identifier le manque de suivi du travail et la facturation existante;
3. Localiser tous les travaux qui ne sont pas fermés et qui sont complétés. Souvenez-vous que tant qu'un bon de travail n'est pas au statut Payé (Paid) ou Porté au compte (Charge on account), il n'apparaît pas sur l'État des résultats.

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports de service > Rapports de vente de pièces > Bons de travail en cours (pointage des techniciens);
2. Faites les sélections selon ce que vous désirez voir sur le rapport (statut spécifique, aviseur technique, etc.), puis cliquez sur Rafraîchir;
3. Travaillez avec la liste et fermez les bons de travail au fur et à mesure;
4. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, vous pouvez tout simplement changer les paramètres et cliquer sur Rafraîchir de nouveau :

1. Surveiller le W-Temps et l'exactitude de l'entrée de données dans la section Pointage du temps des techniciens;
2. Améliorer les habiletés des techniciens pour le suivi du temps.

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports de service > Rapports de techniciens de service > Détails du W-Temps des techniciens de service;
2. Choisissez les dates de début et de fin, puis cliquez sur Rafraîchir. La fenêtre Entrez les valeurs de paramètres s'affichera;
3. Faites les sélections selon ce que vous désirez voir sur le rapport et cliquez sur OK;
4. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, cliquez sur Rafraîchir et la fenêtre Entrez les valeurs de paramètres s'affichera de nouveau :

1. Surveiller le W-Temps et le temps perdu chaque mois;
2. Ce rapport nécessite que la concession utilise les fonctions Horloge de pointage et Pointage du temps des techniciens.

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports de service > Rapports des techniciens de service > Sommaire du W-Temps, du temps perdu et du coûtant;
2. Entrez la date requise dans le champ Date et cliquez sur Rafraîchir afin de générer le rapport. Révisez le rapport et comparez les mois;
3. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, vous pouvez tout simplement changer les paramètres et cliquer sur Rafraîchir :

1. Surveiller le W-Temps par mois, listé par code;
2. Surveiller le temps perdu;
3. Ce rapport nécessite que la concession utilise les fonctions Horloge de pointage et Pointage de temps du technicien. Ce rapport utilise également le temps qui n'est pas enregistré sur les bons de travail.

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports de service > Rapports des techniciens de service > W-Temps, AAD par technicien;
2. Entrez la date requise dans le champ Date, puis cliquez sur Rafraîchir. La fenêtre Entrez les valeurs de paramètres s'affichera;
3. Faites les sélections selon ce que vous désirez voir sur le rapport (un ou des techniciens, tous les techniciens), puis cliquez OK;
4. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, vous pouvez tout simplement changer la date requise dans le champ Date, puis cliquer sur Rafraîchir. La fenêtre Entrez les valeurs de paramètres s'affichera de nouveau et vous n'aurez qu'à cliquer OK.

1. Surveiller l'efficacité des ventes incitatives au service au sein du cheminement du client.

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports d'unité > Rapports de productivité d'unité > Suivi des P&A et du service sur les ventes d'unité;
2. Faites les sélections selon ce que vous désirez voir sur le rapport (dates, type d'unité, unité neuve ou usagée, etc.), puis cliquez sur Rafraîchir afin de générer le rapport;
3. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, vous pouvez tout simplement changer les paramètres, puis cliquer sur Rafraîchir de nouveau :

1. Réviser le statut des réclamations de garantie afin de surveiller les soumissions et les paiements;
2. Ce rapport dressera seulement la liste des réclamations de garantie qui sont déjà créées et traitées. Les bons de travail et les factures de pièces qui comprennent des articles marqués pour de la garantie, mais pour lesquels une réclamation n'a pas été créée, n'y seront pas listés.

Étapes :

1. À partir de l'écran principal de DealerVu, cliquez sur Mes rapports > Rapports de service > Rapports de gestion de service > Sommaire des réclamations de garantie;
2. Faites les sélections selon ce que vous désirez voir sur le rapport (dates, fournisseur, source, etc.), puis cliquez sur Rafraîchir afin de générer le rapport;
3. Si vous désirez modifier les paramètres une fois que le rapport est généré, vous pouvez tout simplement changer les paramètres, puis cliquer sur Rafraîchir de nouveau :